Vergoeding verblijf- en bijkomende kosten buitenlandse dienstreis

Uw verblijfkosten voor een buitenlandse dienstreis worden vergoed. Denk aan kosten voor overnachting en maaltijden. Daarnaast kunt u een vergoeding krijgen voor eventuele bijkomende kosten die u maakt, zoals vaccinaties en internationaal bellen. Mits uw werkgever vindt dat u die kosten vanwege de dienstreis maakt.

Vergoeding verblijfkosten

Verblijfkosten verschillen per land of gebiedsdeel. Per kostensoort krijgt u een percentage van het bedrag vergoed dat als 'andere kosten' is vermeld in de Tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen 'Bedragen CAO Rijk 2021 per 1 januari 2023'. Het percentage is:

  • 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt, voor kleine uitgaven (de zogenoemde urencomponent, bedoeld voor bijvoorbeeld een kopje koffie of plaatselijk vervoer tijdens de dienstreis)
  • 12% voor een ontbijt
  • 20% voor een lunch
  • 32% voor een diner

Let op! De Tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen is een bijlage bij de CAO Rijk. De lijst wordt 2 keer per jaar (per 1 januari en per 1 juli) gewijzigd.

Vergoeding bijkomende kosten

Bijkomende kosten die u maakt, krijgt u ook vergoed. Voorwaarde is dat uw werkgever vindt dat u de kosten vanwege de dienstreis maakt. Denk aan kosten voor interlokale en internationale telefoongesprekken, vaccinatie, een cursus, representatie en inschrijving voor een conferentie.

Let op! Blijkt achteraf dat eventuele extra kosten van het plaatselijk vervoer onvoldoende worden gedekt? Dan kan uw werkgever toestaan dat de bijkomende kosten apart worden vergoed. Op voorwaarde dat de werkgever akkoord is met de extra kosten. Ook moet u kunnen aantonen dat de vergoeding per uur onvoldoende is.

Voorwaarden voor vergoeding

Er is een aantal voorwaarden voor het vergoeden van verblijf- en bijkomende kosten.

  • U ontbijt, luncht of dineert in een algemeen toegankelijke gelegenheid die maaltijden en/of dranken ter consumptie aanbiedt.
  • Uw uitgaven voor logies worden na declaratie vergoed tot maximaal het bedrag dat op de tarieflijst voorkomt. Hiervoor moet u wel een bewijsstuk van die overnachting overleggen, zoals de rekening van het hotel. Ontbreekt dit bewijsstuk? Dan wordt een bedrag van 11,34 euro per overnachting vergoed tot een maximum van 4 overnachtingen per dienstreis.
  • Verblijft u tijdelijk, maar wel langer dan 60 dagen op dezelfde werkplek in het buitenland? Dan heeft u recht op de helft van de vergoeding vanaf de 61e dag. Uw werkgever kan beslissen dat die halvering eerder plaatsvindt.
  • Let op! Deze voorwaarde geldt ook als u tijdelijk werkt in een van de andere delen van het Koninkrijk der Nederlanden (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten).
  • Als u vaak buitenlandse dienstreizen maakt, kan uw werkgever beslissen dat u een kleinere verblijfkostenvergoeding ontvangt.
  • Als u vergoedingen van andere organisaties ontvangt, bent u verplicht dit te melden. Deze vergoedingen worden ingehouden op de vergoedingen van uw werkgever. U krijgt geen vergoeding voor:
    • een dienstreis die korter duurt dan 4 uur.
    • het reisgedeelte in Nederland van korter dan 4 uur dat aansluit op een reis of reisgedeelte per boot of vliegtuig. Dit geldt niet voor vliegreizen binnen Europa.
    • een reisgedeelte per vliegtuig, met uitzondering van vliegreizen binnen Europa.
    • een bezoekreis, met uitzondering van de delen van de reis die verband houden met het afleggen van het traject tussen uw tijdelijke verblijfplaats en uw eigen woonplaats.