Vergoeding reiskosten buitenlandse dienstreis

• Je maakt je dienstreis per trein als de reistijd van je dienstreis per trein maximaal 8 uur is. Is de reistijd meer dan 8 uur? Dan reis je ook per trein als de reistijd per trein minder dan 1,5x de reistijd per vliegtuig is.
• Reistijd is de tijd die met het reizen te maken heeft, berekend vanaf je werklocatie tot de plek van bestemming. Dit is inclusief vervoer van en naar het station of vliegveld en inclusief wachttijd (inchecktijd).
• Je maakt je dienstreis per vliegtuig als de reistijd per trein meer dan 8 uur is en de reistijd per trein meer dan 1,5x de reistijd per vliegtuig is. In dat geval kun je met toestemming van je leidinggevende er toch voor kiezen om de dienstreis per trein te maken.
• Je maakt je dienstreis per vliegtuig als de reistijd per trein meer dan 8 uur is en de reistijd per trein meer dan 1,5x de reistijd per vliegtuig is. Als dit het geval is kun je met toestemming van je leidinggevende er toch voor kiezen om de dienstreis per trein te maken.
• In principe reis je met een rechtstreekse vlucht. Tenzij het prijsverschil tussen een rechtstreekse en niet-rechtstreekse vlucht minstens € 350 is en de reistijd van een niet-rechtstreekse vlucht niet meer dan vier 4 uur langer is dan die van een rechtstreekse vlucht.
• Begeleid je een justitiabele of vreemdeling? Dan vlieg je altijd economy klasse.
• Voor scholingsreizen reis je 2e klas. Reis je met ander openbaar vervoer met vervoerklassen? Dan bepaalt je werkgever in welke vervoerklasse je kunt reizen.
• Kosten voor vervoer van en naar het station, de haven of het vliegveld, de kosten van luchthavenrechten en de kosten voor een kruier krijg je vergoed.
• Kosten voor een huurauto of taxi krijg je vergoed als je werkgever vindt dat het noodzakelijke kosten zijn. Hetzelfde geldt voor toeslagen voor bijzondere treinen, kosten voor plaatsreserveringen, gebruik van slaapwagens en extra kosten voor bagage.

Keuze vliegtuigmaatschappij

Reis je met het vliegtuig? Houd er dan rekening mee dat je niet met alle vliegtuigmaatschappijen kunt vliegen. De keuze voor een vliegtuigmaatschappij wordt namelijk bepaald op basis van je persoonlijke veiligheid. Voor vliegverkeer binnen en buiten Europa kun je gebruikmaken van maatschappijen die niet op de zogenoemde 'zwarte lijst' staan. Meer informatie hierover kun je lezen in het Beleidskader veiligheidsniveau vliegvervoer buitenlandse dienstreizen sector Rijk.

Vervoersbewijzen en reserveringen

Vervoersbewijzen en reserveringen voor overnachtingen moet je zo vroeg mogelijk aanvragen. Als je daarvoor toestemming hebt van je werkgever kun je de vervoersbewijzen en reserveringen voor overnachtingen ook zelf regelen. Dit moet je dan uiterlijk 21 dagen voor vertrek doen. Als dit niet mogelijk is laat je dat schriftelijk aan je werkgever weten.

Verlengen van dienstreizen

Het verlengen van dienstreizen voor privédoeleinden is onder voorwaarden toegestaan. Je werkgever moet hiervoor vooraf schriftelijk toestemming verlenen. Je werkgever zal bij de beoordeling van je verzoek altijd kijken naar alle omstandigheden van de situatie. De verlenging mag maximaal 72 uur bedragen en dient aan het begin of het einde van de dienstreis plaats te vinden. De meerkosten betaal je zelf.  

Vergoeding eigen vervoer

Voor het reisgedeelte in Nederland kun je gebruikmaken van je eigen auto of een ander motorvoertuig als je werkgever op jouw verzoek hiervoor toestemming heeft gegeven. Je krijgt een vergoeding van € 0,37 per kilometer als je werkgever vindt dat het reisgedeelte niet praktisch met het openbaar vervoer kan worden afgelegd. Kun je wel praktisch van het openbaar vervoer gebruikmaken? Dan ontvang je € 0,09 per gereden kilometer.

Je kilometervergoeding is tot € 0,23 onbelast. Daarboven betaal je belasting.

Bezoekreis

Ben je lang op dienstreis in het buitenland en ga je af en toe terug naar je woonplaats? Dan kun je de reiskosten voor deze ‘bezoekreis’ hiervoor onder 2 voorwaarden declareren:

1. Je werkgever geeft toestemming.
2. Je maakt gebruik van het openbaar vervoer met de laagste klasse.

Je krijgt alleen een vergoeding voor die delen van de reis die verband houden met het afleggen van het traject tussen je tijdelijke verblijfplaats en je eigen woonplaats.

Bijzondere gevallen

In bijzondere gevallen kan de werkgever ten gunste van de ambtenaar van de regels afwijken. Bijvoorbeeld van de bepalingen over vervoermiddel en reisklasse als je een minister of staatssecretaris begeleidt.

Regels voor uitgezonden rijksambtenaren

Voor uitgezonden rijksambtenaren in het buitenland gelden vergelijkbare regels. Die regels zijn te vinden in de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen. Ook is daarin meer informatie te vinden over onderwerpen als overplaatsingsreizen en verlofreizen van uitgezonden ambtenaren.