Vergoeding reiskosten binnenlandse dienstreis

Voor dienstreizen maak je in principe gebruik van het openbaar vervoer. Gebruik hiervoor bij voorkeur de mobiliteitskaart. Je hebt dan geen kosten voor het openbaar vervoer. Zie voor meer informatie het onderwerp Mobiliteitskaart Rijksoverheid.

OV-kosten declareren

Reis je zonder mobiliteitskaart? Dan kun je achteraf de kosten voor het openbaar vervoer declareren. Na je dienstreis heb je 3 maanden de tijd om je declaratie in te dienen. Je moet dan wel de betaalbewijzen, zoals trein- en buskaartjes, bewaren en meesturen met je declaratie.

1e klasse reizen

Maak je gebruik van de trein? Dan mag je 1e klas reizen en deze kosten declareren. Als het nodig is om een (trein)taxi of OV-fiets te nemen, krijg je ook deze kosten vergoed.

Let op! Voor een dienstreis kun je via een NS-oplaadpunt je mobiliteitskaart tijdelijk opwaarderen naar 1e klas.

Eigen of dienstvervoer

Als je volgens je werkgever de dienstreis niet of niet praktisch met het openbaar vervoer kunt maken, kan er eventueel dienstvervoer worden geregeld. Denk bijvoorbeeld aan een dienstauto. Als er geen dienstvervoer beschikbaar is, dan kun je mogelijk gebruikmaken van je eigen vervoermiddel. Je hebt hiervoor wel toestemming van je werkgever nodig.

Hieronder staan enkele voorbeelden van situaties waarin je een dienstreis niet of niet praktisch met het openbaar vervoer kunt afleggen:

• Er gaat geen openbaar vervoer naar de plaats van bestemming.
• Je reist met bagage die je niet kunt dragen of met kostbare apparatuur.
• De afstand tussen de dichtstbijzijnde halte van het openbaar vervoer en de plaats van bestemming is meer dan een kilometer.
• Je kunt vanwege de veiligheid niet met het openbaar vervoer.
• Je kunt om medische redenen niet met het openbaar vervoer.
• Je bezoekt op dezelfde dag verschillende adressen die niet dicht bij elkaar liggen.
• Het tijdstip dat je met je werkzaamheden begint of eindigt, maakt het onmogelijk om met het openbaar vervoer (over een deel van het traject) te gaan.

Reiskostenvergoeding bij eigen vervoer

• Als je niet of niet praktisch gebruik kunt maken van het openbaar vervoer heb je recht op een kilometervergoeding van € 0,37.
• Als je wel praktisch gebruik kunt maken van het openbaar vervoer, maar je door bijzondere omstandigheden toestemming hebt van je werkgever om met je eigen vervoermiddel te reizen, heb je recht op een kilometervergoeding van € 0,09.

Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen de auto, motor, bromfiets of fiets. Maak je de reis per fiets en declareer je de lage vergoeding, dan krijg je ook eventuele stallingkosten vergoed. Hier geldt weer: je hebt in dit geval toestemming nodig van je werkgever.

Let op! Je kilometervergoeding is tot en met € 0,23 onbelast. Daarboven betaal je belasting.

Parkeerkosten, tolwegen, veerpont

Parkeerkosten, kosten van tolwegen of veerponten worden niet apart vergoed. Je betaalt deze kosten uit de kilometervergoeding. In bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken. Je werkgever kan in die gevallen besluiten (een deel van) deze kosten toch apart te vergoeden of als dat mogelijk is een voorziening te treffen (bijvoorbeeld een parkeerkaart of vervoerbewijs voor de veerpont te verstrekken).

Carpoolen

Als er één of meer collega’s met jou meerijden, kun je in aanmerking komen voor een carpoolvergoeding. Bij een lage kilometervergoeding krijg je voor jouzelf € 0,09 per kilometer en € 0,09 per medereiziger voor elke meegereden kilometer. De vergoeding bedraagt maximaal € 0,37 per kilometer. Je medereizigers krijgen geen reiskostenvergoeding. Als je voor een dienstreis € 0,37 per kilometer kunt declareren, krijg je voor de medereizigers geen extra vergoeding.

Schade en verkeersboetes

Als je tijdens een dienstreis met je eigen auto een ongeluk krijgt, kan in sommige gevallen de werkgever de schade vergoeden. Boetes voor verkeersovertredingen tijdens je dienstreis betaal je zelf, behalve als je werkgever vindt dat jou niets te verwijten valt.