Het inkopen van goederen of diensten gebeurt op verschillende manieren. Dit hangt af van wat er wordt ingekocht en hoe hoog het bedrag van de offerte is. Afhankelijk van het bedrag vindt soms een (openbare) aanbesteding plaats.

Inkoop

Meestal heeft uw organisatie een eigen inkoopprocedure. En vindt inkoop centraal binnen uw organisatie plaats, bijvoorbeeld bij het inhuren van externen. Om belangenverstrengeling te voorkomen, zijn er altijd meer mensen betrokken bij de besluitvorming. Daarnaast hanteren de meeste overheidsorganisaties regels voor scheiding van verantwoordelijkheden bij het budgetbeheer.

Aanbesteding

Voordat kan worden ingekocht, vindt soms eerst een aanbesteding plaats. Boven een bepaald bedrag (het drempelbedrag) is een openbare aanbesteding volgens een aantal Europese richtlijnen verplicht. Daarbij kan ieder bedrijf op de opdracht inschrijven. Omdat er meer gegadigden zijn, is de kans op een economisch voordelige aanbieder groter dan wanneer uw werkgever rechtstreeks voor één leverancier kiest. Ook wordt hiermee vriendjespolitiek tegengaan.

Raamovereenkomst

Soms sluit je werkgever voor het leveren van bepaalde goederen of diensten een raamovereenkomst af met één of meer partijen. In deze raamovereenkomst staat een aantal voorwaarden (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd) waaronder toekomstige opdrachten zullen worden gegund.

Het kenmerkende van een raamovereenkomst is dat zij geen leverings- of afnameplicht kent. Je bent dus niet verplicht iets af te nemen. Mocht je echter overgaan tot het plaatsen van een opdracht die onder de reikwijdte van de raamovereenkomst valt, dan zul je die opdracht moeten plaatsen bij de partij(en) van de raamovereenkomst.

Meer informatie

Bij de volgende organisaties kun je meer informatie krijgen:

  • Expertisecentrum PIANOo van het ministerie van Economische Zaken biedt informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van goederen en diensten.
  • De Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft een gedragscode voor inkopers ontwikkeld.
  • Op het Rijksportaal vind je meer informatie bij Facilitair > Inkoop en aanbesteding.