Voldoen aan de regelgeving is ook: verouderde documenten OCW uit personeelsdossier vernietigen

Het Ministerie van OCW heeft als eerste ministerie aan P-Direkt de opdracht gegeven verouderde documenten uit het personeelsdossier te vernietigen. Sinds 2005 zijn alle personeelsdossiers bij OCW gedigitaliseerd. P-Direkt beheert voor het ministerie de dossiers in het systeem CRMA.

Opschonen P-dossier OCW

Wettelijke bewaartermijnen

Voor het bewaren van digitale documenten in het personeelsdossiers gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo geldt voor veel stukken bijvoorbeeld een bewaartermijn van zeven jaar na ontslagdatum. Maar een verslag van een functioneringsgesprek mag maar drie jaar na het gesprek worden bewaard. Na de wettelijke bewaartermijn moet het document worden vernietigd.

Tijdig geïnformeerd

Na ondertekening van de officiële opdracht kan P-Direkt overgaan tot het vernietigen van de eerste 125.000 documenten van OCW die buiten de bewaartermijn vallen. De bonden en de Groepsondernemingsraad Rijk zijn hierover geïnformeerd. Ook de medewerkers van OCW zijn hierover geïnformeerd en hebben ruimschoots de tijd gekregen eventuele documenten uit het personeelsdossier uit te printen en/of buiten het P-Direktportaal op te slaan voor eigen archivering.

Mijn P-Direkt, zo geregeld!

 

Volg ons ook op LinkedIn!