Stage-informatie voor begeleiders/managers

Alleen studenten die ingeschreven staan bij een onderwijsinstelling mogen stage lopen bij het Rijk. Iemand die niet studeert of zijn studie al heeft afgerond, kan geen stage lopen. Rijksambtenaren kunnen een ander soort stage volgen (zie Verrijkingsstage).

Je kunt daarvoor terecht bij de stagecoördinator van je ministerie. Is er geen geschikte kandidaat te vinden? Zet dan een stagevacature op werkenvoornederland.nl. De stagecoördinator van je ministerie kan je hierbij helpen.

Een aansprekende stagevacaturetekst heeft veel invloed op de respons. In de factsheet De ideale stagevacature staan een aantal handige tips en een checklist. Hiermee kun je een aansprekende stagevacaturetekst opstellen voor de doelgroepen mbo, hbo en wo.

Je kunt de student doorverwijzen naar werkenvoornederland.nl. De student kan op twee manieren solliciteren:

1. Op een stagevacature. In de stagevacature staat welke werkzaamheden van de student worden verwacht.
2. Op een ‘open stage’ vacature. Hierbij beschrijft de organisatie het eigen werkveld en het type student dat zij zoekt. Van de student wordt verwacht dat deze zelf een stagevoorstel indient.

Bij de registratie kan de student aangeven ook door andere ministeries gevonden te willen worden. De cv komt dan in de rijksbrede kandidatenbank terecht die alle ministeries kunnen benaderen.

Ja. Je moet echter wel bij P&O melden dat je een stagiair hebt en relevante informatie daarvoor doorgeven aan de stagecoördinator van je ministerie.

Stagiairs ontvangen bij aanvang van hun stage:

• een welkomstbrief met daarin kort de stageafspraken. Verder wordt verwezen naar de praktische informatie in de bijlagen;
• De stageovereenkomst die afgesloten wordt met de stagiair (en eventueel met de onderwijsinstelling). Gebruik hiervoor de rijksbrede modelstageovereenkomsten.
• Organisatiespecifieke informatie

Je stagecoördinator zorgt ervoor dat je stagiair deze informatie krijgt.

Let op! Voor een aantal zaken, zoals toegang tot de juiste informatie, het regelen van een werkplek en voldoende begeleidingstijd blijf je uiteraard zelf verantwoordelijk.

In de circulaire Beleid rechtspositie stagiair en modelstageovereenkomsten zijn alle onderwerpen over de rechtspositie van stagiairs opgenomen. Je vindt daarin informatie over de stagevergoeding, de vergoeding van overige kosten, de verklaring omtrent het gedrag, de geheimhoudingsplicht, de aansprakelijkheid, verzekering, vakantie en ziekte. Zie ook de informatie op deze pagina.

Heb je vragen over de rechtspositie van stagiairs? Vraag dan advies aan je stagecoördinator. Via de overzichtspagina per ministerie vind je de stagecoördinatoren vinden door te klikken op het ministerie en vervolgens op het kopje stagecoördinator(en).

In de circulaire Beleid rechtspositie stagiair en modelstageovereenkomsten zijn rijksbreed 2 varianten van stageovereenkomsten beschikbaar. Ieder rijksonderdeel is verplicht een van deze te gebruiken, al naar gelang de situatie:

• De stage wordt vastgelegd in een stageovereenkomst tussen 3 partijen: jij als stageverlener, de stagiair en de onderwijsinstelling.
  Modelstageovereenkomst: staat, onderwijsinstelling, stagiair.
• De stage wordt vastgelegd in een stageovereenkomst tussen 2 partijen: jij als stageverlener en de stagiair. Deze variant komt vaak voor bij universitaire studenten, voor wie de stage geen verplicht onderdeel is. De onderwijsinstelling wenst in dat geval geen begeleidende verplichtingen op zich te nemen.
  Modelstageovereenkomst: staat, stagiair.

Ja. Sommige onderwijsinstellingen willen een eigen contract gebruiken. Check wel altijd bij je stagecoördinator of beide contracten elkaar niet tegenspreken.

Sommige hogescholen stellen het afstuderen of stage lopen in tweetallen verplicht. Je maakt voor beide studenten een aparte overeenkomst en zij hebben ieder apart recht op de stagevergoeding.

Ja, als aan bepaalde condities is voldaan. Er gelden verschillende voorwaarden voor personen met een nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland en voor personen van andere landen.

Studenten uit een EU/EER-land of Zwitserland mogen in Nederland stage lopen en hebben hiervoor geen tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Voor Bulgaren en Roemenen geldt een overgangsrecht. Men kan de eerste 12 maanden alleen arbeid verrichten in Nederland als de werkgever in het bezit is van een TWV. Als zij echter als onderdeel van de opleiding als stagiair worden tewerkgesteld is er geen vergunning vereist. Voorwaarde is wel dat de werkgever een stageovereenkomst met de desbetreffende student en onderwijsinstelling heeft.

Studenten die niet de nationaliteit hebben van een van de EU/EER-landen of Zwitserland en in Nederland in het bezit zijn van een ‘verblijfsvergunning voor studie’, mogen stage lopen. Als zij als onderdeel van de opleiding als stagiair worden tewerkgesteld is er geen TWV vereist. Voorwaarde is wel dat de werkgever beschikt over een stageovereenkomst met de desbetreffende student en onderwijsinstelling. Als men niet de nationaliteit heeft van één van de EU/EER-landen of Zwitserland, in het buitenland studeert en slechts een stage in Nederland loopt, moet de werkgever wel in het bezit zijn van een TWV voor de student.

Dat hangt af van het studieniveau en de afspraken op de onderwijsinstelling. Veel wo’ers zijn bijvoorbeeld niet verplicht stage te lopen. Daarnaast is er soms geen begeleiding vanuit de universiteit. Ook dan kun je de student als stagiair aannemen via een stageovereenkomst tussen 2 partijen.

Sommige onderwijsinstellingen stellen eisen aan de begeleiding en hebben daarvoor een handleiding opgesteld. Het gaat dan vaak om het niveau van de begeleider (juiste niveau en achtergrond), en een aantal verplichte beoordelingsmomenten en -kaders. Je stagiair kan je de handleiding verstrekken.

Het Rijk stelt zelf geen eisen aan de stagebegeleiding. Wel wordt uitgegaan van 'goed werkgeverschap' en jouw verantwoordelijkheid als begeleider van een student die het diploma wil halen.

Een stagiair is een externe sollicitant op vacatures en moet via dezelfde weg solliciteren als anderen die niet bij het Rijk werken.

Alleen bij stages van een maand of langer vindt toekenning van vakantie plaats.

De stagiair heeft tijdens zijn/haar stage aanspraak op 160 vakantie-uren op jaarbasis bij een stage van 40 uur per week. Is de stage voor minder dan 40 uur per week overeengekomen? Dan wordt de aanspraak op vakantie-uren naar evenredigheid vastgesteld. Dit geldt ook voor stages die een gedeelte van het jaar beslaan. De aanspraak op vakantie wordt in hele (vakantie-)uren vastgesteld door naar boven af te ronden.

Schrijft de onderwijsinstelling voor dat een stagiair geen stage volgt tijdens door die instelling aangewezen vakantieperioden? Dan is de stagiair verplicht vakantie te nemen tijdens die perioden. Is de vakantie-aanspraak daarvoor ontoereikend? Dan wordt de stagevergoeding naar evenredigheid verlaagd. Je doet daarvan zo spoedig mogelijk opgave  aan P-Direkt, om terugvordering van de stagevergoeding na de stageperiode te voorkomen.

Wil de stagiair verlof voor bijvoorbeeld een verhuizing, familieomstandigheden of calamiteit? Dan zet de stagiair hiervoor de vakantie-uren in. Ook gebruikt de stagiair vakantie-uren voor een eventuele blokdag van het ministerie, tenzij de stagiair de blokdag op een andere dag kan compenseren.

Uiteraard heeft de stagiair vrij op de voor rijksambtenaren vastgestelde feestdagen. Dit gaat niet ten koste van de vakantie-uren van de stagiair.

Let op! De begeleider/manager van de stagiair registreert de vakantie. De registratie van de vakantie van de stagiair wordt niet opgenomen in het P-Direktportaal.

Ja, de stagiair krijgt vakantie-uren met doorbetaling van de stagevergoeding. Heeft de stagiair aan het einde van de stageperiode resterende vakantie-uren? Dan worden deze niet uitbetaald.

Er zijn hierover geen rijksbrede afspraken gemaakt. Je kunt als stagebegeleider contact opnemen met je stagecoördinator.

Kan de stage door de ziekte niet (op tijd) worden afgerond? Dan kun je afhankelijk van de situatie en wenselijkheid in gesprek gaan met de onderwijsinstelling over een – eventueel onbetaalde - verlenging van de stage. Aanbevolen wordt de student zo veel mogelijk in staat te stellen de stage goed af te ronden.