Stage-informatie voor begeleiders/managers

Een stagiair zoeken/vinden

Wie mogen stage lopen bij het Rijk?
Alleen studenten die ingeschreven staan bij een onderwijsinstelling mogen stage lopen bij het Rijk. Iemand die niet studeert of zijn studie al heeft afgerond, kan geen stage lopen. Rijksambtenaren kunnen een ander soort stage volgen (zie Verrijkingsstage).

Ik wil graag een stagiair, hoe vraag ik die aan?
U kunt daarvoor terecht bij de stagecoördinator van uw ministerie. Is er geen geschikte kandidaat te vinden? Zet dan een stagevacature op werkenvoornederland.nl. De stagecoördinator van uw ministerie kan u hierbij helpen.

Hoe schrijf ik een goede stagevacaturetekst?
Een goede stagevacature tekst heeft veel invloed op de respons. In de factsheet De ideale stagevacature staan een aantal handige tips en een checklist. Hiermee kunt u een aansprekende stagevacaturetekst opstellen voor de doelgroepen mbo, hbo en wo.

Ik heb een goede student gesproken, maar heb zelf geen stageplek op dit moment. Wat kan ik doen?
U kunt de student doorverwijzen naar werkenvoornederland.nl. De student kan op twee manieren solliciteren:

  1. Hij/zij solliciteert op een stagevacature. In de stagevacature staat welke werkzaamheden van de student worden verwacht.
  2. Hij/zij solliciteert op een ‘open stage’ vacature. Hierbij beschrijft de organisatie het eigen werkveld en het type student dat zij zoekt. Van de student wordt verwacht dat hij/zij zelf een stagevoorstel indient.

Bij de registratie kan de student aangeven dat hij/zij ook door andere ministeries gevonden wil worden. De cv komt dan in de rijksbrede kandidatenbank terecht die alle ministeries kunnen benaderen.

Ik heb zelf goede contacten met hogescholen of universiteiten en ontvang regelmatig stagiairs vanuit die hoek. Mag dat?
Ja. U moet echter wel bij P&O melden dat u een stagiair heeft en relevante informatie daarvoor doorgeven aan de stagecoördinator van uw ministerie.

Regelgeving stages

Ik krijg binnenkort een stagiair, wat moet ik allemaal regelen?

In de brochure Behoefte aan een stagiair? Alles over het vinden van de juiste student’ vindt u alle praktische informatie.

Stagiairs ontvangen bij aanvang van hun stage:

  • een welkomstbrief met daarin kort de stageafspraken. Verder wordt verwezen naar de praktische informatie in de bijlagen;
  • De stageovereenkomst die afgesloten wordt met de stagiair (en eventueel met de onderwijsinstelling). Gebruik hiervoor de rijksbrede modelstageovereenkomsten. Zie aan de rechterkant van deze pagina de Word-versies van deze modelstageovereenkomsten.
  • Organisatiespecifieke informatie

Uw stagecoördinator zorgt ervoor dat uw stagiair deze informatie krijgt.

Let op! Voor een aantal zaken, zoals toegang tot de juiste informatie, het regelen van een werkplek en voldoende begeleidingstijd blijft u uiteraard zelf verantwoordelijk.

Wat is de rechtspositie van een stagiair?
In de circulaire Beleid rechtspositie stagiair en modelstageovereenkomsten zijn alle onderwerpen over de rechtspositie van stagiairs opgenomen. U vindt daarin informatie over de stagevergoeding, de vergoeding van overige kosten, de verklaring omtrent het gedrag, de geheimhoudingsplicht, de aansprakelijkheid, verzekering, vakantie en ziekte. Zie ook de informatie op deze pagina.

Heeft u vragen over de rechtspositie van stagiairs? Vraag dan advies aan uw stagecoördinator. Via de overzichtspagina per ministerie kunt u de stagecoördinatoren vinden door te klikken op het ministerie en vervolgens te klikken op het kopje stagecoördinator(en).

Hoe kom ik aan een modelstageovereenkomst?
In de circulaire Beleid rechtspositie stagiair en modelstageovereenkomsten zijn rijksbreed 2 varianten van stageovereenkomsten beschikbaar. Ieder rijksonderdeel is verplicht een van deze te gebruiken, al naar gelang de situatie:

  • De stage wordt vastgelegd in een stageovereenkomst tussen 3 partijen: u als stageverlener, de stagiair en de onderwijsinstelling.
    Modelstageovereenkomst: staat, onderwijsinstelling, stagiair. Zie aan de rechterkant van deze pagina de Word-versie van deze modelstageovereenkomst.
  • De stage wordt vastgelegd in een stageovereenkomst tussen 2 partijen: u als stageverlener en de stagiair. Deze variant komt vaak voor bij universitaire studenten, voor wie de stage geen verplicht onderdeel is. De onderwijsinstelling wenst in dat geval geen begeleidende verplichtingen op zich te nemen.
    Modelstageovereenkomst: staat, stagiair. Zie aan de rechterkant van deze pagina de Word-versie van deze modelstageovereenkomst.

Ik moet als stagebegeleider/manager 2 contracten ondertekenen: eentje van de school en eentje van mijn ministerie. Klopt dat?
Ja. Sommige onderwijsinstellingen willen een eigen contract gebruiken. Checkt u wel altijd bij uw stagecoördinator of beide contracten elkaar niet tegenspreken.

Wat is een duo-stage?
Sommige hogescholen stellen het afstuderen of stage lopen in tweetallen verplicht. U maakt voor beide studenten een aparte overeenkomst en zij hebben ieder apart recht op de stagevergoeding.

Stagiair uit het buitenland

Een student uit het buitenland wil stage lopen. Mag dat?
Ja, als aan bepaalde condities is voldaan. Er gelden verschillende voorwaarden voor personen met een nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland en voor personen van andere landen.

Studenten uit een EU/EER-land of Zwitserland mogen in Nederland stage lopen en hebben hiervoor geen tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Voor Bulgaren en Roemenen geldt een overgangsrecht. Men kan de eerste 12 maanden alleen arbeid verrichten in Nederland als de werkgever in het bezit is van een TWV. Als zij echter als onderdeel van de opleiding als stagiair worden tewerkgesteld is er geen vergunning vereist. Voorwaarde is wel dat de werkgever een stageovereenkomst met de desbetreffende student en onderwijsinstelling heeft.

Studenten die niet de nationaliteit hebben van een van de EU/EER-landen of Zwitserland en in Nederland in het bezit zijn van een ‘verblijfsvergunning voor studie’, mogen stage lopen. Als zij als onderdeel van de opleiding als stagiair worden tewerkgesteld is er geen TWV vereist. Voorwaarde is wel dat de werkgever beschikt over een stageovereenkomst met de desbetreffende student en onderwijsinstelling. Als men niet de nationaliteit heeft van één van de EU/EER-landen of Zwitserland, in het buitenland studeert en slechts een stage in Nederland loopt, moet de werkgever wel in het bezit zijn van een TWV voor de student.

Stagebegeleiding

Is stagebegeleiding vanuit school of universiteit verplicht?
Dat hangt af van het studieniveau en de afspraken op de onderwijsinstelling. Veel wo’ers zijn bijvoorbeeld niet verplicht stage te lopen. Daarnaast is er soms geen begeleiding vanuit de universiteit. Ook dan kunt u de student als stagiair aannemen via een stageovereenkomst tussen 2 partijen.

Aan welke eisen moet de stagebegeleiding voldoen?
Sommige onderwijsinstellingen stellen eisen aan de begeleiding en hebben daarvoor een handleiding opgesteld. Het gaat dan vaak om het niveau van de begeleider (juiste niveau en achtergrond), en een aantal verplichte beoordelingsmomenten en -kaders. Uw stagiair kan u de handleiding verstrekken.

Het Rijk stelt zelf geen eisen aan de stagebegeleiding. Wel wordt uitgegaan van 'goed werkgeverschap' en uw verantwoordelijkheid als begeleider van een student die zijn of haar diploma wil halen.

Ik wil mijn stagiair een aanstelling aanbieden, wat moet ik daarvoor doen?
Een stagiair is een externe sollicitant op vacatures en moet via dezelfde weg solliciteren als anderen die niet bij het Rijk werken.

Vakantieuren tijdens stage

Hoeveel vakantie-uren kan mijn stagiair opnemen?
Alleen bij stages van een maand of langer vindt toekenning van vakantie plaats.

De stagiair heeft tijdens zijn/haar stage aanspraak op 160 vakantie-uren op jaarbasis bij een stage van 40 uur per week. Is de stage voor minder dan 40 uur per week overeengekomen? Dan wordt de aanspraak op vakantie-uren naar evenredigheid vastgesteld. Dit geldt ook voor stages die een gedeelte van het jaar beslaan. De aanspraak op vakantie wordt in hele (vakantie-)uren vastgesteld door naar boven af te ronden.

Schrijft de onderwijsinstelling voor dat een stagiair geen stage volgt gedurende door die instelling aangewezen vakantieperioden? Dan is de stagiair verplicht vakantie te genieten gedurende die perioden. Is zijn vakantie-aanspraak daartoe ontoereikend? Dan wordt zijn stagevergoeding naar evenredigheid verlaagd. U moet daarvan zo spoedig mogelijk opgave doen aan P-Direkt, om terugvordering van de stagevergoeding na de stageperiode te voorkomen.

Wenst de stagiair verlof voor bijvoorbeeld een verhuizing, familieomstandigheden of calamiteit? Dan zet de stagiair hiervoor zijn vakantie-uren in. Ook gebruikt de stagiair vakantie-uren voor een eventuele blokdag van het ministerie, tenzij de stagiair de blokdag op een andere dag kan compenseren.

Uiteraard heeft de stagiair vrij op de voor rijksambtenaren vastgestelde feestdagen. Dit gaat niet ten koste van de vakantie-uren van de stagiair.

Let op! De begeleider/manager van de stagiair registreert de vakantie. De registratie van de vakantie van de stagiair wordt niet opgenomen in het P-Direktportaal.

Wordt de stagevergoeding doorbetaald tijdens de vakantie van mijn stagiair?
Ja, de stagiair krijgt vakantie-uren met doorbetaling van de stagevergoeding. Heeft de stagiair aan het einde van de stageperiode resterende vakantie-uren? Dan worden deze niet uitbetaald.

Probleem tijdens stage

Mijn stagiair voldoet niet, wat kan ik doen?
Er zijn hierover geen rijksbrede afspraken gemaakt. U kunt als stagebegeleider contact opnemen met uw stagecoördinator.

Mijn stagiair is ziek, wat nu?
Kan de stage door de ziekte niet (op tijd) worden afgerond? Dan kunt u afhankelijk van de situatie en wenselijkheid in gesprek gaan met de onderwijsinstelling over een – eventueel onbetaalde - verlenging van de stage. Aanbevolen wordt de student zo veel mogelijk in staat te stellen de stage goed af te ronden.

Stageservicepunt Rijk

Wat is het Stageservicepunt Rijk?
Het Stageservicepunt (SSP) is het contactpunt voor studenten die stage willen lopen bij het Rijk. Het servicepunt is een onderdeel van het Expertisecentrum Organisatie- en Personeel (UBR|EC O&P) en voert de regie over de uitvoering van stagetaken door stagecoördinatoren van ministeries. Hierbij biedt het SSP ondersteuning door onder meer het beheren van de website en het backoffice-systeem van werkenvoornederland.nl.