Vaste tegemoetkoming representatiekosten

Heeft u een functie met veel representatieve verplichtingen en maakt u hiervoor kosten? Dan komt u in aanmerking voor een vaste tegemoetkoming voor representatiekosten.

In de volgende functies heeft u recht op een maandelijkse tegemoetkoming:

  • (plaatsvervangend) secretaris-generaal (psg/sg)
  • (plaatsvervangend) directeur-generaal (dg)
  • andere leden van de topmanagementgroep (TMG) en hun plaatsvervangers
  • directeuren en daarmee gelijkgestelden
  • andere functies waarvoor uw organisatie heeft vastgesteld dat de vaste maandelijkse tegemoetkoming daarvoor kan worden toegekend (uw organisatie houdt van dergelijke functies een lijst bij).

Als u niet een van bovengenoemde functies bekleedt, kunt u toch voor representatiekosten een gehele of gedeeltelijke vergoeding krijgen voor de gemaakte kosten. Uw werkgever moet hier vooraf toestemming of opdracht voor hebben gegeven.

Soort uitgaven

U krijgt uw vaste maandelijkse tegemoetkoming voor uitgaven aan:

  • kleding en schoeisel;
  • aanpassing/inrichting woning;
  • persoonlijke verzorging;
  • contributies/lidmaatschappen;
  • kleine ontvangsten in de eigen woning;
  • aanbieden van lunches, diners et cetera;
  • fooien.

Hoogte tegemoetkoming representatiekosten

De hoogte van uw vaste maandelijkse tegemoetkoming hangt af van het niveau van uw functie:

  • Bent u secretaris-generaal (sg), directeur-generaal (dg) of een ander lid van de topmanagementgroep (TMG)? Dan ontvangt u een vaste maandelijkse tegemoetkoming van 560,48 euro bruto per maand (100%).
  • Bent u plaatsvervangend secretaris-generaal (psg), plaatsvervangend directeur-generaal (pdg) of plaatsvervanger van een ander lid van de topmanagementgroep (pTMG)? Dan ontvangt u een vaste maandelijkse tegemoetkoming van 420,36 euro bruto per maand (75%).
  • De vaste maandelijkse tegemoetkoming voor een directeur of voor een door uw organisatie daarmee gelijk gestelde functie bedraagt 280,24 euro bruto per maand (50%).
  • De vaste maandelijkse tegemoetkoming voor andere functies bedraagt maximaal 140,12 euro bruto per maand (25%). In bijzondere gevallen maximaal 280,24 euro bruto per maand (50%).

Medewerkers die geen vaste maandelijkse tegemoetkoming krijgen, kunnen representatiekosten declareren als hun manager hier vooraf toestemming of opdracht voor heeft gegeven.

Waarnemen andere functie

Neemt u tijdelijk een functie waar waarvoor een vaste maandelijkse vergoeding geldt? Dan heeft u ook recht op die tegemoetkoming als u deze functie ten minste 3 maanden waarneemt. Dit geldt niet als u voor uw eigen functie al een vaste maandelijkse vergoeding krijgt. In dat geval krijgt u alleen de hoogste tegemoetkoming voor representatiekosten.

Langdurige afwezigheid

Als u langer dan een kalendermaand geheel afwezig bent, krijgt u vanaf de daaropvolgende maand geen vaste maandelijkse tegemoetkoming meer. In geval van ziekte worden voor de vaste maandelijkse tegemoetkoming de eerste 4 weken van de ziekteperiode niet meegerekend voor het bepalen van de datum waarop u de tegemoetkoming niet meer krijgt.

Voorbeeld
Bent u vanaf 13 maart langdurig ziek? Dan moeten de eerste vier weken buiten beschouwing blijven en wordt gerekend vanaf 10 april. Daardoor wordt juni de eerste maand waarin u geen vaste maandelijkse tegemoetkoming ontvangt.

Let op! Bent u afwezig, omdat u met vakantie bent? Dan houdt u uw aanspraak op de vast maandelijkse tegemoetkoming voor representatiekosten.

Gaat u na een periode van afwezigheid weer aan de slag? Dan wordt de tegemoetkoming weer uitbetaald vanaf de eerste dag van de maand nadat u uw werkzaamheden heeft hervat.

Loonheffing en pensioen

Op uw vaste maandelijkse tegemoetkoming wordt loonheffing ingehouden. Overige representatiekosten die u zelf heeft gedeclareerd – de zogenoemde representatiekostenvergoeding – zijn belastingvrij, mits het gaat om een vergoeding van de werkelijke kosten.

De vaste maandelijkse tegemoetkoming en de vergoeding voor representatiekosten worden niet meegerekend voor uw pensioengevend inkomen.